Sơ đồ Gantt là gì? 7 thành phần trong sơ đồ Gantt  -QBB

Sơ đồ Gantt (biểu đồ Gantt) là loại sơ đồ được sử dụng để trình bày một cách tổng quát nhất những công việc cần thực hiện và thời gian ước tính thực hiện công việc để hoàn thành dự án. 

Sơ đồ GanttSơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt bao gồm 2 thành phần chính: 

– Trục tung: hiển thị các nhiệm vụ cần thực hiện 

– Trục hoành: hiển thị mốc thời gian dành riêng cho từng công việc nhất định. 

Gantt Chart giúp người dùng tóm tắt những giai đoạn công việc cần thiết để hoàn thành công việc theo thứ tự ưu tiên của mỗi giai đoạn. Do đó, khi nhìn vào Gantt Chart bạn có thể nắm bắt kịp thời thông tin từng đầu việc cần thực hiện trong dự án

Về bản chất thì nó tương tự như hình ảnh minh họa trực quan cho bản kế hoạch dự án. Giúp toàn thể nhân viên, từ quản lý cho đến nhân viên dễ dàng theo dõi công việc cần thực hiện theo đúng thời gian deadline quy định. Nhờ đó phát huy tính sáng tạo, phối hợp cùng thực hiện đảm bảo dự án hoàn thành nhanh chóng, thuận lợi. 

Cũng nhờ sơ đồ Gantt mà những thành viên trong cùng team biết cách sử dụng cũng như quản lý một cách tối ưu tổng thể dự án. 

Sơ đồ Gantt là gìSơ đồ Gantt là gì

Sơ đồ trách nhiệm (Load Charts)

Load Charts hay còn gọi là sơ đồ trách nhiệm, đây là một dạng biến tấu của Gantt Chart. Tại trục tung thay vì hiển thị các công việc cần làm thì thay vào đó là liệt kê tên các nhân viên thực hiện công việc hoặc máy móc, dụng cụ,… 

Sơ đồ trách nhiệm giúp bạn dễ dàng nhận thấy thời gian không tải, hoặc biết được công suất sử dụng của nguồn đó. Loại sơ đồ này được ứng dụng trong các bộ phận, bạn, khoa,… ở công sở, bệnh viện, trường đại học,… Nhằm mục đích phân công nhiệm vụ cho từng thành viên.



Cách vẽ sơ đồ Gantt – Nguồn: ĐT Nguyễn [Học Excel Online]

7+ thành phần chính trong sơ đồ Gantt chart

Một Gantt chart bao gồm nhiều thành phần khác nhau. Thông thường, một sơ đồ Gantt chuẩn sẽ bao gồm các phần phần như: 

– Task list: Nơi hiển thị chi tiết những nhiệm vụ cần thiết để xây dựng dự án. Danh sách nhiệm vụ được liệt kê theo trục dọc của sơ đồ và có thể được sắp xếp theo từng nhóm nhất định. 

– Timeline: Thể hiện tổng thời gian cho phép để hoàn thành dự án được thể hiện trên trục ngang của biểu đồ. Thời gian này được phân chia cụ thể theo các khoảng thời gian như ngày, tuần, tháng,…. 

– Bars: Cung cấp cái nhìn tổng quát về thời gian cùng tiến độ thực hiện công việc

– Milestones: Đánh dấu cột mốc của những sự kiện quan trọng 

– Dependencies: Giữ vai trò kết nối các công việc, nhiệm vụ lại theo lộ trình nhất định 

– Progress: Quy trình

– Resource assigned: Thông báo đâu là nhóm chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ hay người quản lý chịu trách nhiệm chính. 

Các thành phần trong sơ đồ GanttCác thành phần trong sơ đồ Gantt

Các thành phần trong sơ đồ Gantt

Ưu điểm sơ đồ Gantt 

Gantt chart là phương pháp hữu hiệu mang đến những hiệu quả thiết thực nhất cho việc xây dựng kế hoạch dự án. Nó hoàn toàn thích hợp với những công việc mang tính chất đơn giản, dễ xây dựng, ít chồng chéo. Giúp người đọc dễ dàng nhận biết được công việc và thời gian riêng cho từng công việc, cũng như tổng thời gian cho từng nhiệm vụ và toàn thể dự án. 

1. Quản lý nhiều thông tin cùng lúc 

Nhờ cách thể hiện trực quan, sinh động, đơn giản, dễ hiểu mà hiệu quả với 2 trục làm việc chính là trục ngang và trục dọc. Gantt chart giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất và nắm bắt những thông tin cần thiết của dự án một cách nhanh chóng. 

– Ai là người chịu trách nhiệm quản lý thực thi dự án?

– Nhiệm vụ của từng nhóm hay bộ phận?

– Thời gian bắt đầu và kết thúc công việc?

– Mối quan hệ của từng công việc đến tiến độ thực hiện dự án? 

Ưu điểm sơ đồ GanttƯu điểm sơ đồ Gantt

Ưu điểm sơ đồ Grantt

2. Nâng cao năng suất

Các thông tin của dự án được công bố công khai giúp mỗi cá nhân hiểu rõ tầm quan trọng của mỗi mắt xích công việc trong dự án. Hành động này giúp tăng sự chủ động trong vấn đề hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm cao của mỗi nhân viên.

Tự bản thân họ sẽ nhận thức được sự trì trệ của bản thân có thể ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc của các cá nhân khác, hay thậm chí là tiến độ của toàn bộ dự án. Điều này là yếu tố giúp nâng cao năng suất làm việc. 

3. Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Nhìn vào sơ đồ Gantt, người quản lý dự án sẽ có cái nhìn tổng quan về dự án. Từ đó điều phối công việc một cách phù hợp để đảm bảo chất lượng, hiệu quả dự án. Đồng thời điều phối nguồn nhân lực sử dụng một cách tối ưu nhất. 

Nhược điểm 

1. Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia ban đầu 

Trên thực tế, nhà quản lý không thể tạo ra cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với việc xây dựng sơ đồ Gantt. Bởi vì họ có thể mắc phải nguy cơ làm lại toàn bộ lịch trình dự án một khi xảy ra sai sót hay thời gian ước tính không chính xác hoặc nhiều sai lầm khó đoán trước.

Nhược điểm sơ đồ GanttNhược điểm sơ đồ Gantt

Nhược điểm sơ đồ Gantt

2. Chỉ hiệu quả với những dự án nhỏ

Khi thời gian và tác vụ dài hơn một trang, sơ đồ Gantt sẽ dần mất đi chức năng vốn có của nó. Bởi vì sẽ rất khó khăn để xem tổng quan của dự án trên màn hình thiết bị. Ngoài ra, với những dự án có nhiều đầu việc thì cần cập nhật công việc thường xuyên hơn. Việc này sẽ khiến các nhà quản lý tiêu tốn nhiều thời gian. 

Có thể nhận thấy rằng, sơ đồ Gantt không thể phát huy tối đa hiệu quả của nó trong những dự án quá phức tạp. Với điểm hạn chế này, các nhà quản lý cũng nên tìm kiếm thêm giải pháp cho việc dự án của mình. 

3. Sơ đồ Gantt khá yếu trong việc xử lý các ràng buộc của dự án

Có 3 điều ràng buộc cơ bản đối với một dự án chính là thời gian, chi phí và phạm vi dự án. Chi phí và phạm vi đầy đủ sẽ không được thể hiện đầy đủ trên sơ đồ Gantt. Ngoài ra, cũng khó để nhận biết đâu là công việc được ưu tiên nhất bởi có quá nhiều sơ đồ đan xen và liên tiếp nhau. 

Kết lại Sơ đồ Grantt là gì?

Sơ đồ Grantt là loại sơ đồ được sử dụng để trình bày một cách tổng quát nhất những công việc cần thực hiện và thời gian ước tính thực hiện công việc để hoàn thành dự án. Gantt Chart giúp người dùng tóm tắt những giai đoạn công việc cần thiết để hoàn thành công việc theo thứ tự ưu tiên của mỗi giai đoạn. Do đó, khi nhìn vào Gantt Chart bạn có thể nắm bắt kịp thời thông tin từng đầu việc cần thực hiện trong dự án. 

Thủ Thuật .com.vn

Xem thêm:  Alchemix (ALCX) là gì? Đánh giá tiềm năng của đồng ALCX 

Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

// lmtri custom // end custom