Hướng dẫn sử dụng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel

Các dữ liệu trùng nhau trong Excel đôi khi có thể là vấn đề khiến nhiều người đau đầu, nhất là khi chúng ta đang làm việc trên bảng tính chứa lượng dữ liệu nhiều. Để khắc phục tình trạng này, chúng ta có thể sử dụng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel để lọc và xóa các dữ liệu bị trùng này.

Nếu bạn vẫn chưa biết cách lọc tài liệu trùng nhau như thế nào, vậy thì hãy tìm hiểu thêm bài viết dưới đây cùng Ben Computer nhé .

Hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel

Các tài liệu trùng nhau trong Excel hoàn toàn có thể là các tài liệu trong cùng một cột hoặc nhiều cột, hoặc hoàn toàn có thể là hàng loạt hàng trong bảng tính .

Lọc và đánh dấu dữ liệu trùng nhau trong cột Excel

Để sử dụng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong một cột Excel, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Đầu tiên bôi đen, chọn phần dữ liệu cần lọc trong bảng tính.

hàm lọc dữ liệu trùng nhau

Bước 2: Truy cập Home => Conditional Formatting => Highlight Cell Rules => Duplicate Values.

lọc trùng excel

Bước 3: Lúc này trên màn hình sẽ hiển thị hộp thoại Duplicate Values, tại đây trong menu Duplicate ở khung bên trái, click chọn Duplicate. Chọn một màu mà bạn muốn sử dụng để đánh dấu, làm nổi bật các dữ liệu trùng nhau.

cách lọc dữ liệu trùng trong excel

Hàm lọc dữ liệu trùng nhau và đánh dấu các dữ liệu này như dưới đây:

lọc dữ liệu trùng trong excel

Lọc và đánh dấu dữ liệu trùng nhau trong hàng trong Excel

Các bước để sử dụng hàm lọc tài liệu trùng nhau trong các hàng trong Excel phức tạp hơn so với lọc tài liệu trong các cột .
Cho bảng tài liệu như sau :

cách lọc trùng trong excel

Thực hiện theo các bước dưới đây :
Trong cột liền kề, tất cả chúng ta sử dụng công thức, hàm Excel dưới đây :

= A2&B2&C2&D2

Kéo công thức này xuống toàn bộ các hàng trong bảng tính. Công thức Excel trên tích hợp toàn bộ các giá trị ô dưới dạng một chuỗi duy nhất. Ngoài ra tất cả chúng ta cũng hoàn toàn có thể sử dụng hàm Concatenate để nối, tích hợp các chuỗi văn bản .

lọc trùng trong excel

Bằng cách trên tất cả chúng ta tạo được một chuỗi văn bản duy nhất cho mỗi hàng. Nếu có hàng nào chứa tài liệu bị trùng lặp, các chuỗi được tạo sẽ giống nhau .
Tiếp theo thực thi theo các bước dưới đây để sử dụng hàm lọc tài liệu trùng nhau trong Excel :
Chọn khoanh vùng phạm vi có các chuỗi phối hợp ( E2 : E16 trong ví dụ này ) .

Bước 1: Chọn phạm vi có các chuỗi văn bản được nối bằng hàm Excel ở trên, trong trường hợp này là E2 : E16.

Bước 2: Tiếp theo truy cập Home => Conditional Formatting => Highlight Cell Rules => Duplicate Values.

Bước 3: Trên hộp thoại Duplicate Values hiển thị trên màn hình, chọn giá trị là Duplicate từ menu và chỉ định màu mà bạn muốn sử dụng để đánh dấu các giá trị, dữ liệu trùng nhau.

Trong hộp thoại Giá trị Trùng lặp, hãy bảo vệ rằng Bản sao được chọn và sau đó chỉ định màu mà bạn muốn lưu lại các giá trị trùng lặp .
Lúc này các giá trị trùng nhau trong cột E sẽ được ghi lại và làm điển hình nổi bật .

hàm lọc trùng

Trong ví dụ trên, tất cả chúng ta chỉ lọc và ghi lại các tài liệu là các chuỗi mà tất cả chúng ta đã tạo. Để lọc và lưu lại tổng thể các tài liệu trong tổng thể các hàng trùng nhau, bạn triển khai theo các bước sau :
Trong cột liền kề, nhập công thức dưới đây :

=A2&B2&C2&D2

Kéo công thức trên xuống tổng thể các hàng trong bảng tính. Công thức này nối, tích hợp toàn bộ các giá trị ô dưới dạng một chuỗi duy nhất .
Chọn vùng tài liệu từ A2 : D16 .

hàm lọc trùng trong excel

Tiếp theo truy cập Home => Conditional Formatting => New Rule.

cách lọc tên trùng trong excel

Trên hộp thoại New Formatting Rule, bạn click chọn Use a formula to determine which cells to format.

Nhập công thức, hàm Countif dưới đây vào khung bên Format values where this formula is true:

=COUNTIF($E$2:$E$16,$E2)>1

cách lọc trùng tên trong excel

Cuối cùng click chọn Format rồi click chọn OK. Công thức hàm Excel trên sẽ lọc và đánh dấu tất cả các hàng có dữ liệu trùng nhau.

lọc trùng

Xóa dữ liệu trùng nhau trong Excel

Xóa dữ liệu trùng nhau trong một cột trong Excel

Để xóa các tài liệu trùng nhau trong một cột trong Excel, bạn triển khai theo các bước dưới đây :

Bước 1: Chọn dữ liệu trùng nhau mà bạn muốn xóa.

Bước 2: Truy cập Data => Data Tools => Remove Duplicates.

12 - Cách sử dụng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel - Ben Computer

Bước 3: Trên hộp thoại Remove Duplicates hiển thị trên màn hình:

  • Nếu dữ liệu bạn chọn có chứa tiêu đề, đánh tích chọn tùy chọn My data has headers.
  • Đảm bảo cột đã được chọn (trong trường hợp này chỉ có một cột được chọn) rồi click chọn OK để áp dụng thay đổi.

Hàm xóa dữ liệu trùng nhau trong Excel

Xóa dữ liệu hàng trùng nhau trong Excel

Thực hiện theo các bước dưới đây :

Bước 1: Chọn toàn bộ dữ liệu.

Bước 2: Truy cập Data => Data Tools => Remove Duplicates.

14 - Cách sử dụng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel - Ben Computer

Bước 3: Trên hộp thoại Remove Duplicates hiển thị trên màn hình:

  • Nếu dữ liệu bạn chọn có chứa tiêu đề, đánh tích chọn tùy chọn My data has headers.
  • Đảm bảo bạn đã chọn tất cả các cột rồi click chọn OK để áp dụng thay đổi.

Như vậy bài viết trên đây Ben Computer vừa hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel. Hy vọng với những thủ thuật trên đây sẽ giúp bạn làm chủ được hàm Excel này. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm bài viết cùng chủ đề :

Source: https://sgn888.net
Category: Thủ Thuật

Bài viết liên quan